Kuidas juhtida muudatusi?

On öeldud, et ainuke kindel asi, mis ei muutu, on muutumine. Äris on muutused ja muudatused paratamatud, teinekord rasked, aga need viivad ka edasi.

Defineerin muudatust kui kõiki tegevusi, mida ei ole varasemalt kokku lepitud. Sõnaveebi järgi on muudatus olemasolevast seisundist uude ülemineku toiming, protsess või tulemus.

Muudatusi on võimalik juhtida

…häda on vaid selles, et inimene on inimlik ning ta vajab kõikide asjadega harjumiseks aega.

Kuulen pea igal oma kliendikohtumisel teistelt ettevõtjatelt, et jaa, meil on muudatusi vaja, aga töötajad ei tule kaasa. Kurdetakse, et muudatusi on raske sisse viia, sest staažikad töötajad usuvad, et töö saab tehtud vaid harjumuspärasel viisil ehk täpselt nii, nagu seda aastaid (vanasti!) tehtud on.

Muudatuste juhtimine on üks ettevõtte edu võti. Ja on eelis, et inimesed on loomult sarnased, sest see võimaldab muudatusi nii töö- kui ka kodukeskkonnas, erinevas inimkoosluses (ettevõte, kogukond, perekond vm) sama metoodikaga juhtida.

Annan nüüd nõu, millise muudatuste juhtimisega inimesed kaasa tulevad ning selgitan, kuidas vajalikud muudatused oma ettevõttes n-ö ära kodustada. NB! Ka staažikamate töötajate suhtumise muutmiseks ja muudatuste rajale suunamiseks on mitmeid võimalusi …kuigi see võib tunduda keeruline.

Ära eksi kahes kõige olulisemas asjas: muudatustest tuleb teavitada ehk kindlasti alati kommunikeeri. Ja teiseks tuleb kõik osalejaid muudatusse kui protsessi algusest peale kaasata.

Proovi minu tehnikat!

Kui näed oma ettevõttes (aga ka kogukonnas või perekonnas) vajadust muudatusteks, siis tegutse nii:

LOO NIMEKIRI. Tee enda jaoks asjadest, mida on vaja muuta või täiendada konkreetne nimekiri ja võimalusel koosta see tähtsuse järjekorras.

MÄÄRA SIHTGRUPP. Saa teada, kes töötajatest või üksustest vajab oma töös iga muudatust eraldi kõige rohkem.

TEADVUSTA VAJADUS JA EESMÄRK. Selgita enda jaoks, miks on muudatust vaja, mis peaks olema selle muudatuse eesmärk ja milline on soovitud lõpptulemus, kui muudatus on sisse viidud.

TEADVUSTA VÕIMALIKUD LAHENDUSED. Valmista iga muudatuse jaoks ette kaks lahendusvarianti ja vormista see info enda jaoks vajadusel kirjalikult. Teadvusta erinevate lahenduste eelised.

KAASA TÖÖTAJAD. Korralda näiteks koosolek, kus tood välja probleemid või need kohad, kus näed vajadust muudatusteks. Küsi töötajatelt abi, kuidas nemad mingit olukorda lahendaksid. Jaga oma esimest ideed, kuidas olukorda lahendada. Lase töötajatel pakkuda sellele lahendusi ning arutage need läbi. Paku välja oma teine lahendus ning arutage jällegi töötajatega läbi. Kui sinu lahendusel on kindel lisaväärtus, siis tutvusta seda lisakasu ka teistele. Tunnusta muudatusi toetavate töötajate arvamust ning otsusta ühe lahenduse kasuks. NB! Selle võivad pakkuda ka töötajad ning seetõttu – ole paindlik!

TEAVITA. Kui muudatuse vajadus ja lahendus on otsustatud, siis informeeri kõiki töötajaid vähemalt üks kuu ette järgnevast:

-            muudatusprojekti kuupäevaline algus ja lõpp;

-            muudatuse eesmärk ja lõpptulemuse kirjeldus;

-            kui muudatustel on etapid, siis etappide tähtajad ja tegevused;

-            vastutaja ehk läbiviija;

-            kes on kaasatud ja kellele laieneb;

-            väljaõpe ehk koolitamine (tihti vajalik!);

-            kuidas muudatust juurutatakse;

-            kuidas asjaosalised/töötajad saavad isiklikud tööülesanded muudatustega vastavusse viia.

SELGITA JA KORDA. Tee selgitustööd ning varu aega ja kannatust. Et inimloomus jõuaks muudatuse mõtte ja vajalike tegevustega harjuda, tuleb sel ajal, kui muudatust ette valmistatakse, ja veel on aega otsese tegevuse alguseni, võimalikult tihti töötajatele eesootavat muudatust ja selle eesmärki kommunikeerida …et töötajad mõttega harjuksid, … et muudatus tuleb, …et see on vajalik. Selgita korduvalt, et milleks see vajalik on. Muudatuste juhtimisel tuleb vana ütlust, et kordamine on tarkuse ema, tõsiselt võtta. Muudatuse protsess kui selline algab projekti kuupäevast, kõik muu on eeltöö. Juurutamine algab hetkest, kui muudatust tegelikkuses sisse viima hakatakse.

ANNA TAGASISIDET. Kui muudatus on sisse viidud, siis isegi kuni kuus kuud hiljem peab andma töötajatele tagasisidet, milline on olnud tulemus ja kasu ettevõtte eesmärkide saavutamisel. See kinnitab töötajale, et muudatustest oli kasu ja annab teadmise, et juht viib lubatu lõpuni. See omakorda annab kindlustunde ka juhile, et kui tekib vajadus muudatust omakorda hiljem muuta, siis on töötajatel juba planeeritud tegevuste vastu usaldus.

Proovi järgi, alusta aegsasti ning ole muudatuste juhtimisel edukas!